Organização financeira, transparência na prestação de contas e armazenamento de comprovantes são medidas essenciais para reduzir riscos jurídicos na administração de shopping centers.
A falta de documentação adequada sobre despesas cobradas dos lojistas pode gerar questionamentos judiciais e prejuízos para administradoras de shopping centers. Diante das diferentes interpretações sobre os prazos de prescrição, especialistas recomendam que os empreendimentos mantenham os registros financeiros organizados por pelo menos dez anos, contados de cada cobrança.
A orientação busca garantir maior segurança jurídica, facilitar a comprovação dos valores cobrados e fortalecer a transparência nas relações comerciais.
O que determina a legislação?
O artigo 54, parágrafo 2º, da Lei do Inquilinato (Lei nº 8.245/1991) estabelece que as despesas cobradas dos lojistas devem estar previstas em orçamento, ressalvadas situações de urgência ou força maior devidamente comprovadas.
A legislação também permite que os comerciantes solicitem a comprovação dessas despesas a cada 60 dias, individualmente ou por meio de uma entidade representativa.
Em julgamento do Recurso Especial 2.003.209/PR, o Superior Tribunal de Justiça (STJ) esclareceu que esse intervalo de 60 dias não representa um prazo para perda do direito de exigir contas, mas a periodicidade mínima prevista para solicitações extrajudiciais.
Por que guardar os documentos por dez anos?
A recomendação está relacionada à discussão jurídica sobre o prazo prescricional aplicável às ações de prestação de contas.
Embora existam interpretações que defendam o prazo de três anos em determinadas situações, decisões judiciais também reconhecem a aplicação do prazo geral de dez anos, previsto no artigo 205 do Código Civil.
Por isso, a conservação dos documentos durante uma década é considerada uma medida preventiva importante, e não uma obrigação legal universal de arquivamento por dez anos para toda e qualquer despesa.
Quais documentos devem ser armazenados?
Para evitar problemas futuros, administradoras de shopping centers devem manter um histórico organizado das informações utilizadas na cobrança e distribuição das despesas.
Entre os principais documentos estão:
- Orçamentos anuais e previsões de despesas.
- Notas fiscais e comprovantes de pagamentos.
- Atas de assembleias e reuniões com lojistas.
- Demonstrativos financeiros e registros contábeis.
- Critérios e memórias de cálculo dos rateios.
- Contratos de locação e documentos relacionados às cobranças.
A documentação permite demonstrar a origem dos valores, a forma como foram calculados e os critérios adotados para distribuir os custos entre os estabelecimentos comerciais.
A importância da contabilidade preventiva
Mais do que uma obrigação administrativa, o controle documental contribui diretamente para a saúde financeira dos empreendimentos.
Uma gestão contábil estruturada facilita auditorias, melhora o acompanhamento das despesas, fortalece a prestação de contas e reduz o risco de inconsistências que possam resultar em processos judiciais.
Também é importante diferenciar valores fixados em contrato, como aluguéis, de encargos comuns que dependem de orçamento e critérios de rateio. Cada modalidade de cobrança pode exigir formas distintas de comprovação.
Como a Contatur Rio pode ajudar?
A organização financeira e contábil é fundamental para empresas que administram contratos, despesas compartilhadas e diferentes obrigações legais.
A Contatur Rio Contabilidade oferece suporte contábil e orientação para empresas que buscam mais controle, transparência e segurança em suas operações.
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